Contactpunt Klokkenluiders - wet 18 september 2017 - AWW
- Voorafgaande opmerking
- Inleiding
- Wat is het meldpunt voor klokkenluiders?
- Wie kan een melding doen?
- Kan een melding anoniem worden gedaan?
- Welke procedures zijn van toepassing op meldingen?
- Welke vertrouwelijkheidsregels zijn van toepassing?
- Welke informatie kan worden gedeeld via het meldpunt voor klokkenluiders?
- Welke feedback kan een melder verwachten?
- Hoe een melding te doen?
- Verwerking van persoonsgegevens
VOORAFGAANDE OPMERKING
De wet van 18/09/2017 betreffende de preventie van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en de beperking van het gebruik van contanten (hierna de ‘wet van 18 september 2017’) voorziet in de verplichting om twee meldingsprocedures in te stellen:
- Een interne procedure (artikel 10 AWW) die door het kantoor moet worden ingesteld, met als doel het personeel, de agenten of de distributeurs in staat te stellen bij de AMLCO of de verantwoordelijke persoon op het hoogste niveau melding te maken van overtredingen van de verplichtingen uiteengezet in Boek II van de AWW (dwz de artikelen 8 tot 65 AWW).
- De andere is extern (artikel 90 AWW) en moet worden ingesteld door het ITAA, als toezichthoudende autoriteit, om leidinggevenden, personeelsleden, agenten, distributeurs en derden in staat te stellen overtredingen, vermeend of bewezen, van de hele AWW te melden, evenals de besluiten en regels die daaruit voortvloeien.
In de meeste gevallen ligt de keuze voor de interne of externe meldingsprocedure bij de medewerker (die indien gewenst ook de overtreding via beide kanalen tegelijk kan melden). Voorbeeld: een medewerker stelt vast dat er binnen zijn kantoor geen procedure voor identificatie en/of identiteitsverificatie is ingesteld. De medewerker kan dit intern binnen het kantoor melden en/of extern bij het ITAA [1]
INLEIDING
U bevindt zich in de sectie van de ITAA-website voor klokkenluidermeldingen in toepassing van de wet van 18 september 2017) Een klokkenluider is een persoon, die inbreuken waarneemt op de AWW door een lid van het ITAA en deze inbreuken meldt aan het ITAA. Dit kan gaan over een medewerker van het kantoor van een ITAA-lid, maar ook een derde.
Het ITAA garandeert de geheimhouding van de identiteit van de melders. Meldingen kunnen ook anoniem gebeuren.
De wet voorziet een bescherming voor personen die het ITAA te goeder trouw een inbreuk melden: “Er kan geen enkele burgerlijke rechtsvordering, straf- of tuchtvordering worden ingesteld en geen enkele professionele sanctie worden uitgesproken tegen het personeelslid of de vertegenwoordiger van de onderworpen entiteit die te goeder trouw een melding heeft gericht aan de toezichtautoriteit, wegens het feit dat hij de genoemde melding heeft verricht. Deze bescherming is eveneens van toepassing wanneer de te goeder trouw verrichte melding, gegevens bevat die voorkomen of zouden moeten voorkomen in een melding van een verdachte verrichting.
Elke ongunstige of discriminatoire behandeling van deze persoon, evenals elke beëindiging van de arbeidsverhouding of de vertegenwoordiging wegens de melding die deze persoon heeft verricht, is verboden.” (art 90. wet van 18 september 2017).
Klokkenluidermeldingen moeten het ITAA in staat stellen de feiten te onderzoeken. Daarom moeten de feiten voldoende nauwkeurig en gedetailleerd beschreven worden. Indien mogelijk moeten de feiten ook gedocumenteerd worden met bewijsstukken.
Klokkenluidermeldingen kunnen gebeuren via verschillende kanalen: via het contactpunt Klokkenluiders op deze.
Hieronder vindt u meer gedetailleerde uitleg en instructies inzake klokkenluidermeldingen.
WAT IS HET CONTACTPUNT KLOKKENLUIDERS?
- Het Contactpunt Klokkenluiders laat toe om vermoedelijke of werkelijke inbreuken op de AWW aan het ITAA te melden. Klokkenluiders (“meldende personen”) kunnen helpen om situaties op te sporen waarin ITAA-leden de AWW overtreden en om ervoor te zorgen dat dergelijke inbreuken op de wet van 18 september 2017 op de juiste manier worden aangepakt en bestraft.
- Het Contactpunt Klokkenluiders dient niet om een klacht in te dienen als cliënt bij een ITAA-lid of om een persoonlijk conflict met de werkgever of confrater te signaleren. Voor vragen van consumenten en voor klachten bestaan andere communicatiekanalen zowel binnen als buiten de ITAA.
Binnen het ITAA kunt u de informatie raadplegen op de volgende link: https://www.itaa.be/nl/beroepstucht-van-het-itaa/
Om een klacht in te dienen tegen een beroepsbeoefenaar, kunt u rechtstreeks op de volgende link klikken: https://www.itaa.be/nl/formulieren/klachtenformulier/ - Het Contactpunt Klokkenluiders is niet bedoeld voor leden van het ITAA om vermeende of bewezen overtredingen van de wet van 18 september 2017 door een van hun cliënten te melden. Als entiteiten die onderworpen zijn aan de wet van 18 september 2017, zijn de leden van het ITAA verplicht om in dit geval rechtstreeks aan de CFI te melden. U vindt het meldingsformlier bij de CFI door op de volgende link te klikken: https://www.ctif-cfi.be/index.php/nl/belgisch-stelsel/melding. [2]
WIE KAN MELDEN?
Iedere persoon die vermoedelijke of werkelijke inbreuken waarneemt op de wet van 18 september 2017 door een ITAA lid kan dit melden.
KAN U ANONIEM MELDEN?
- De meldingen van inbreuken kunnen, indien gewenst, volledig anoniem gebeuren. In dat geval kent het ITAA de identiteit van de meldende persoon niet, en kan zij deze persoon niet contacteren voor verdere informatie of toelichting.
- Het ITAA waarborgt ook de geheimhouding van de identiteit van een persoon die een melding doet en zich wel bij het ITAA bekend maakt. Dit geldt zowel voor iemand die zijn identiteit onmiddellijk bekend maakt, als voor iemand die in een later stadium besluit zijn identiteit bekend te maken.
- Als de melding anoniem wordt gedaan, moet de melder altijd alle nodige informatie verstrekken zodat het ITAA de persoon/onderneming/kantoor die wordt aangegeven in het kader van de melding nauwkeurig kan identificeren, evenals het exacte voorwerp van de vermeende overtreding (met eventueel ondersteunend bewijs). Zonder deze details kan het ITAA de melding van de overtreding niet behandelen, omdat het dan niet in staat is om contact op te nemen met de melder.
WELKE PROCEDURES ZIJN VAN TOEPASSING OP MELDINGEN?
- De meldingen van inbreuken worden binnen de ITAA behandeld door specifieke personeelsleden. Die specifieke personeelsleden onderhouden de contacten met de meldende persoon indien deze zich heeft bekend gemaakt.
- De ontvangen meldingen worden in een vertrouwelijk en veilig systeem opgeslagen. De toegang tot het systeem is aan beperkingen onderworpen die ervoor zorgen dat de opgeslagen gegevens alleen beschikbaar zijn voor de personen binnen het ITAA voor wie toegang tot deze gegevens noodzakelijk is om hun beroepstaken te vervullen. De gegevens, die vooraf verplicht geanonimiseerd moeten worden, kunnen indien nodig worden doorgegeven aan leden van de Raad, het Uitvoerend Comité, de commissies of cellen van het ITAA, met als doel een beslissing te nemen over de te nemen onderzoeksmaatregelen of voor statistische doeleinden.
- Het ITAA zendt binnen twee weken een bevestiging van ontvangst van een melding via het Contactpunt Klokkenluiders naar het e-mailadres dat door de meldende persoon is opgegeven, tenzij de betrokkene hiertegen uitdrukkelijk bezwaar heeft gemaakt. Deze bevestiging van ontvangst bewijst enkel dat de betrokken persoon informatie heeft gemeld via het Contactpunt Klokkenluiders en wanneer hij deze informatie overmaakte. De bevestiging bewijst daarentegen niet dat het om een melding van een inbreuk gaat waarvoor de wettelijke bescherming geldt.
- Binnen 6 weken vanaf de datum van verzending van de ontvangstbevestiging bevestigt het ITAA aan de meldende persoon die contactgegevens heeft opgegeven, of zijn melding al dan niet een melding is van een inbreuk op de wet van 18 september 2017. Die bevestiging gebeurt niet indien de betrokkene hiertegen uitdrukkelijk bezwaar heeft gemaakt of indien de specifieke personeelsleden op redelijke gronden van oordeel zijn dat dit afbreuk zou doen aan de bescherming van de identiteit van deze persoon.
- Indien het niet om een melding gaat van een inbreuk op de wet van 18 september 2017, wordt de persoon desgevallend doorverwezen naar het juiste interne kanaal binnen het ITAA of naar de autoriteit buiten het ITAA die hem of haar verder kan helpen.
WELKE GEHEIMHOUDINGSREGELS GELDEN ER?
- De gegevens in verband met de meldingen van inbreuken, met inbegrip van de identiteit van de persoon die wordt beschuldigd van een inbreuk, vallen onder de regels inzake het beroepsgeheim. Deze regels houden in dat ITAA- personeelsleden de vertrouwelijke informatie waarvan zij kennis hebben gekregen bij de uitoefening van hun taken, niet mogen onthullen aan andere personen of autoriteiten tenzij in uitzonderlijke gevallen die specifiek worden opgesomd in de wet.
- Het ITAA waarborgt de geheimhouding van de meldende persoon, zelfs indien zij de melding van een inbreuk meedeelt aan een andere persoon of autoriteit (zoals de Cel voor Financiële informatieverwerking) in één van de uitzonderlijke gevallen die worden opgesomd in de wet van 18 september 2017. Het ITAA doet in dat laatste geval al het redelijk mogelijke om ervoor te zorgen dat de mededeling aan een andere persoon of autoriteit niet rechtstreeks of onrechtstreeks de identiteit van de meldende persoon onthult.
- De gegevens in verband met de melding van een inbreuk, waaronder de identiteit van de persoon die in de melding beschuldigd wordt van een inbreuk, worden binnen het ITAA enkel meegedeeld aan de personen waarvoor dat noodzakelijk is om hun beroepstaken te vervullen. Voor de identiteit van de meldende persoon zijn nog strengere geheimhoudingsregels voorzien: in principe nemen enkel de specifieke personeelsleden hiervan kennis, en doen zij al het redelijk mogelijke om ervoor te zorgen dat, wanneer zij de melding van een inbreuk meedelen aan de personen binnen het ITAA waarvoor dat noodzakelijk is om hun beroepstaken te vervullen, deze mededeling niet rechtstreeks of onrechtstreeks de identiteit van de meldende persoon onthult.
WELKE INFORMATIE KAN U VIA HET CONTACTPUNT KLOKKENLUIDERS DOORGEVEN?
- Het ITAA neemt uitsluitend meldingen in behandeling over inbreuken op de wet van 18 september 2017. Het Contactpunt Klokkenluiders dient dus niet om inbreuken te melden op eender welke andere wetgeving.
- De meldingen moeten het ITAA in staat stellen om de gemelde feiten te onderzoeken. De informatie moet transparant, begrijpelijk en betrouwbaar zijn. De meldende persoon moet daartoe de feiten nauwkeurig en voldoende gedetailleerd beschrijven en zo mogelijk documenteren aan de hand van bewijsstukken die samen met de melding van de inbreuk worden overgemaakt. Onder meer van belang zijn: de aard van de inbreuk, de naam en functie van de aangegeven persoon, de locatie, de periode waarop de feiten betrekking hebben en elk ander element dat de meldende persoon relevant lijkt.
- De specifieke personeelsleden van het ITAA kunnen via de contactgegevens die de meldende persoon opgeeft, vragen om de verstrekte informatie en documenten toe te lichten en om aanvullende informatie en documenten over te maken, tenzij de (niet-anonieme) meldende persoon uitdrukkelijk te kennen heeft gegeven niet te willen worden gecontacteerd.
WELKE FEEDBACK KAN U VERWACHTEN?
Het ITAA geeft, wegens de wettelijke beperkingen inzake het beroepsgeheim, geen individuele feedback over de onderzoeken die gevoerd worden als gevolg van een melding. Tegen daadwerkelijk vastgestelde inbreuken kunnen gepaste maatregelen en sancties worden genomen. In sommige gevallen kunnen die maatregelen of sancties openbaar worden gemaakt doorgaans op de website van het ITAA
HOE KAN U EEN MELDING DOEN?
Elektronische toepassing: https://www.itaa.be/nl/contactpunt-klokkenluider/
VERWERKING PERSOONSGEGEVENS
De persoonsgegevens die u via een melding aan het ITAA bezorgt, worden door het ITAA verwerkt zoals beschreven in haar privacyverklaring.
Voetnoten
[1] Er zijn echter gevallen waarin de interne melding zoals voorzien in artikel 10 AWW niet kan plaatsvinden:
- Een medewerker constateert dat het kantoor een betaling van meer dan 3.000 EUR in contanten heeft ontvangen (overtreding van Boek III van de AWW). Deze overtreding kan conform artikel 90 AWW aan het ITAA worden gemeld. Deze overtreding valt echter niet onder de interne meldingsprocedure van artikel 10 AWW (deze heeft alleen betrekking op Boek II van de AWW).
- In kleine kantoren kan worden verwezen naar de mogelijkheid om het Contactpunt Klokkenluiders van het ITAA te gebruiken in het Interne Procedures Handboek van het kantoor, op voorwaarde dat kan worden aangetoond dat het opzetten van een interne meldingsroute voor witwaswetovertredingen binnen het kantoor niet effectief zou zijn. Het criterium om rekening mee te houden, is de mogelijkheid om de anonimiteit van de medewerker die de interne klokkenluidersprocedure gebruikt, al dan niet te waarborgen. Voor meer informatie kunt u het volgende artikel raadplegen: https://www.blogitaa.be/2022/09/12/itaa-standpunt-is-het-verplicht-om-in-alle-types-van-kantoren-een-anoniem-specifiek-en-onafhankelijk-kanaal-op-te-zetten-voor-het-melden-van-inbreuken-op-de-aww/
[2] Het ITAA behoudt zich het recht voor om, indien nodig, een kopie van de melding en de ontvangstbevestiging die door de CTIF is afgegeven, op te vragen om te bewijzen dat de gecontroleerde onderworpen entiteit inderdaad een melding van vermoeden heeft gedaan bij de CTIF.